Berapa Lama Seharusnya Bill of Lading Disimpan?

Mungkin pertanyaan ini pernah terlintas dalam benak Anda tetapi belum mendapatkan jawaban yang memadai: berapa lama bill of lading harus disimpan, atau berapa lama dokumen ini tetap berlaku?

Sebagai permulaan, Bill of Lading memiliki satu fungsi utama, yaitu memastikan proses pemindahan kepemilikan barang dari eksportir kepada importir melalui perantara penyedia jasa transportasi dapat berjalan dengan benar. Setelah proses pengangkutan selesai, pembayaran dilakukan, dan barang diterima dalam kondisi baik oleh importir, apakah dokumen ini masih perlu disimpan secara hukum? Jika ya, berapa lama dokumen ini harus disimpan?

Panduan Umum Penyimpanan Bill of Lading

Secara konvensional, disarankan untuk menyimpan Bill of Lading selama satu tahun setelah barang dibongkar. Namun, pandangan ini tidak sepenuhnya akurat. Periode penyimpanan Bill of Lading sebaiknya mengikuti batas waktu klaim kargo sebagaimana yang ditentukan dalam dokumen tersebut. Beberapa Bill of Lading memiliki batas waktu klaim satu tahun, sementara yang lain memiliki batas waktu dua tahun. Selain itu, Bill of Lading juga dapat berfungsi sebagai dokumen akuntansi, di mana praktik pembukuan mewajibkan penyimpanan dokumen tersebut selama setidaknya tujuh tahun.

Terdapat beberapa keadaan di mana Bill of Lading tetap dibutuhkan sebagai dokumen pendukung. Artikel ini akan membahas berbagai situasi yang menunjukkan pentingnya menyimpan dokumen ini dalam jangka waktu yang lebih lama.

Penyimpanan Bill of Lading untuk Klaim Kerusakan atau Kehilangan Kargo

Salah satu situasi yang paling umum di mana Bill of Lading diperlukan adalah ketika terjadi klaim kerusakan kargo. Pihak yang dapat bertanggung jawab atas kerusakan kargo mencakup:

• Eksportir dan penyedia jasa yang ditunjuknya
• Common Carrier (NVOCC atau VOCC)
• Importir dan penyedia jasa yang ditunjuknya

Klaim terhadap Asuransi Kargo Laut

Jika kerusakan atau kehilangan kargo ditanggung oleh asuransi kargo laut yang telah dibeli, maka masa perlindungan dapat mencapai 60 hari setelah importir menerima barang. Tentu saja, jangka waktu perlindungan bergantung pada perjanjian asuransi yang ditandatangani. Dokumen yang diperlukan untuk mengajukan klaim meliputi:

• Sertifikat Asuransi
• Faktur Komersial dan Daftar Kemasan
• Bill of Lading Asli
• Dokumen pendukung seperti tanda terima kapal
• Korespondensi antara carrier dan pihak-pihak terkait lainnya

Dokumen utama dalam klaim ini adalah Bill of Lading asli. Walaupun klaim dapat diajukan dalam waktu 60 hari setelah pengangkutan, proses klaim asuransi hingga penyelesaian pembayaran dapat memakan waktu bertahun-tahun.

Ketika klaim asuransi diproses, seluruh dokumen asli biasanya diserahkan kepada adjuster asuransi. Namun, menyimpan salinan Bill of Lading dapat memberikan perlindungan tambahan jika ada pihak lain yang meminta dokumen pendukung. Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi kebutuhan ini antara lain:

• Meminta tambahan salinan Bill of Lading dari common carrier saat tahap konfirmasi pemesanan.
• Meminta shipper untuk menyimpan salinan tambahan Bill of Lading hingga barang tiba dengan selamat dan diperiksa secara menyeluruh.
• Menyimpan salinan Bill of Lading hingga klaim asuransi diselesaikan dan pembayaran dilakukan.

Klaim terhadap Common Carrier

Bill of Lading dikeluarkan oleh Non-Vehicle Operating Common Carrier (NVOCC) atau Vehicle Operating Common Carrier (VOCC). Ini berarti kontrak pengangkutan dapat terjadi antara:

• Pemilik kargo dan freight forwarder (3PL, 4PL)
• Pemilik kargo dan carrier utama (maskapai penerbangan, kereta api, kapal kargo)

Lama waktu penyimpanan Bill of Lading sangat bergantung pada jangka waktu "time bar" yang berlaku untuk klaim terhadap common carrier.

Secara umum, Bill of Lading untuk kargo kontainer, baik LCL maupun FCL, memiliki batas waktu klaim satu tahun sejak barang dibongkar. Namun, terdapat beberapa kasus di mana batas waktu ini lebih pendek atau lebih panjang.

Berikut adalah ketentuan batas waktu klaim dalam beberapa aturan maritim:

Aturan	Hague Rule 1924	Hague-Visby Rule 1968	US-COGSA 1936	Rotterdam Rule 2009	Hamburg Rule 1978	Chinese Maritime Code 1992
Time Bar	1 tahun	1 tahun	1 tahun	2 tahun	2 tahun	1 tahun

Meskipun Master Bill of Lading harus mematuhi aturan maritim di atas, House Bill of Lading umumnya memiliki peraturan yang lebih fleksibel. Dalam persaingan industri pengangkutan, freight forwarders, 3PL, dan 4PL sering kali menawarkan ketentuan pengiriman yang lebih menarik kepada pemilik kargo.

Jika tujuan utama penyimpanan Bill of Lading adalah untuk mengantisipasi kemungkinan klaim kargo terhadap common carrier, maka periode penyimpanan harus disesuaikan dengan batas waktu klaim yang berlaku.

Penyimpanan Bill of Lading untuk Keperluan Akuntansi

Apabila Bill of Lading tidak lagi berfungsi sebagai kontrak pengangkutan, bukti pengiriman, atau dokumen kepemilikan, apakah masih perlu disimpan untuk keperluan akuntansi?

Setelah kontrak pengangkutan selesai, dokumen ini lebih berperan sebagai dokumen pembukuan. Dalam pencatatan keuangan yang baik, dokumen pendukung seperti Bill of Lading dapat diminta oleh auditor pajak atau akuntan untuk memvalidasi transaksi yang tercatat dalam faktur komersial. Bill of Lading tetap memiliki nilai sebagai bukti kontrak pengangkutan.

Selain itu, dalam beberapa kasus seperti pelanggaran kontrak, pelanggaran kewajiban fidusia, atau klaim tanggung jawab profesional, Bill of Lading dapat menjadi dokumen pendukung yang diperlukan. Secara umum, dokumen pendukung disarankan untuk disimpan selama satu tahun setelah masa kedaluwarsa klaim hukum terkait, yaitu selama tujuh tahun.

Kesimpulan

Mengabaikan penyimpanan dokumen dapat menimbulkan berbagai permasalahan, tidak hanya terkait dengan masa pengangkutan kargo tetapi juga dengan potensi klaim hukum dan pajak. Oleh karena itu, daripada hanya menyimpan Bill of Lading selama satu tahun, lebih aman untuk menyimpannya selama tujuh tahun guna mengantisipasi kebutuhan hukum dan akuntansi di masa mendatang.